Finanzplanung selber machen – Schritt für Schritt Anleitung

Ob Freiberufler, Unternehmer oder BWLer – Wer in die Wirtschaft will, braucht neben guten Ideen und hohen Ambitionen eine ebenso gute Finanzplanung. Möglich macht´s ein Businessplan, der nicht nur Charakter und Ziel des künftigen Unternehmens, sondern auch verschiedene finanzielle Analysen umfasst. Der Finanzplan legt als Teil des Businessplans den Grundstein für die Gründung – Ohne ihn ist es geradezu unmöglich, sich ausreichend abzusichern, vorausschauend zu planen, einen Kredit oder gar staatliche Fördermittel zu beantragen. Was einen Finanzplan im Detail ausmacht, was es beim Erstellen zu beachten gibt und wie Du diese anspruchsvolle Aufgabe Schritt für Schritt selbst meistern kannst, erfährst Du in folgendem Artikel.

Der Finanzplan: Definition und Nutzen

Jedes Unternehmen benötigt ein stabiles, sicheres Fundament, auf dem es wachsen und gedeihen kann. Viele Unternehmer scheitern bereits in der Gründungs- beziehungsweise Anlaufphase. Grund dafür ist oft eine mangelhafte Finanzplanung, die auf falschen Annahmen, wenig Struktur und unrealistischen Schätzungen basiert. Die Erstellung eines Businessplans, der der sich aus der Geschäftsidee und dem Finanzplan zusammensetzt, gleicht einer diffusen Seifenblase, die schwer zu durchschauen und vor allem mühsam umzusetzen ist. Zahlreiche Gründer verzichten aus diesem Grund komplett darauf, insofern sie nicht auf finanzielle Unterstützung vom Staat oder von der Bank angewiesen sind. Dass dies dem Erfolg des zukünftigen Unternehmens den sicheren Boden nimmt, wird im Eifer des Gefechts leider gern verdrängt.

Fakt ist: Wer erfolgreich und vorausschauend gründen will, kommt um die Planung seiner Finanzen nicht herum. Dies gilt besonders für Gründer, die die Gründung nicht aus eigener Tasche finanzieren, sondern auf Investoren setzen, Fördermittel beantragen wollen oder einen Kredit in Erwägung ziehen. Als wirkungsvolles Steuerungsinstrument dient er hingegen bereits etablierten Unternehmen, die beispielsweise expandieren und somit wirtschaftlich wachsen wollen. Als Teil des Businessplans umfasst der Finanzplan mehrere konkrete Planungsrechnungen, die Einblick in die voraussichtliche Entwicklung des zukünftigen Unternehmens geben. Er liefert dem Gründer und allen extern Beteiligten einen ersten Anhaltspunkt und lässt schätzen, wie hoch die wirtschaftlichen Chancen des zukünftigen Unternehmens stehen. Er befindet sich ganz am Ende des Businessplans und untermauert somit die zuvor angeführten Argumente, Ausführungen und Erläuterungen. Gleichzeitig stellt er für viele Gründer die leidigste Aufgabe dar, denn es muss gründlich recherchiert, konkret berechnet und plausibel erklärt werden. Gleichzeitig stellt der Finanzplan eine große Chance dar, denn er hilft dabei zu erkennen, ob die Geschäftsidee tatsächlich umsetzbar, finanziell tragbar und auch auf lange Sicht erfolgsversprechend ist. Wer einen Finanzplan erstellt, beschäftigt sich somit intensiv mit seinem Vorhaben und kann bereits zu Beginn potentielle Hindernisse umgehen oder nach entsprechenden Lösungen und Alternativen suchen.

Struktur und Aufbau: Was gehört alles in einen Finanzplan?

Falls Du dich noch nie mit dem Erstellen eines Business- beziehungsweise Finanzplans befasst hast, fühlst Du dich zu Beginn möglicherweise stark überfordert. Keine Sorge – Der Finanzplan basiert auf einzelnen Teilplänen, die dir aufgrund ihrer klaren Struktur dabei helfen können, den Überblick zu bewahren. Im Detail setzt sich der Finanzplan aus folgenden sechs Teilplänen zusammen:

– Umsatzplan
– Kostenplan
– Liquiditätsplan (Kapitalbedarfsplan)
– Finanzierungsplan
– Investitionsplan
– Rentabilitätsplan

Alle Teilpläne sind untrennbar miteinander verbunden. Bestimmte Planungsergebnisse fließen in die anderen Pläne mit ein, weshalb in Programmen wie Excel immer mit entsprechenden Verknüpfungen gearbeitet werden sollte. Hilfreich können sogenannte Finanzplan-Tools sein, die das Erstellen erleichtern. Ein gutes, recht einfaches und komplett kostenloses Excel-Tool gibt es beispielsweise bei fuer-gruender.de. Alternativ kann natürlich auch auf eine kostenpflichtige, dafür aber umso umfangreichere Software zurückgegriffen werden, die dem professionellen Finanz-Controlling dient und eine integrierte Finanzplanung enthält:

Gut zu wissen: Deinen ersten Finanzplan erstellst Du für die ersten drei Jahre. Diese Zeitspanne gilt als Richtwert, denn spätestens ab dem dritten Jahr sollten die ersten Startschwierigkeiten überwunden sein. Investoren und Co. verlangen in der Regel, dass Du die Berechnungen im ersten Jahr auf Monatsebene herunterbrichst. Beim zweiten und dritten Jahr genügt es hingegen, das Ganze auf Jahresebene darzustellen.

Bevor Du mit dem Anfertigen eines Finanzplans beginnst, solltest Du natürlich wissen, was die einzelnen Pläne im Detail ausmacht, was es zu beachten gibt und wie die Pläne ineinander übergreifen.

Wichtig, aber anspruchsvoll

Ein einfacher Finanzplan, der deine Einnahmen, Ausgaben und Liquidität grob überschlägt, lässt sich im Handumdrehen mit Excel und ohne entsprechende Vorlage erstellen. Um näher ins Detail zu gehen und um sich einiges an mühsamer Arbeit zu ersparen, lohnt es sich jedoch immer, eine gute Vorlage, beispielsweise das kostenfreie Tool der Website fuer-gruender.de zu benutzen. Beim Finanzplan handelt es sich zweifelsohne um den wichtigsten Teil des Businessplans, weshalb Du ausreichend Zeit in dessen Erstellung und in die damit zusammenhängende Recherche investieren solltest. Hilfreich kann außerdem entsprechende Literatur sein, durch die Du noch tiefer in die Materie einsteigen kannst. Zu empfehlen ist Hans-Werner Stahls “Finanz- und Liquiditätsplanung”, das dich in sieben Schritten zur soliden Planung führt und dir insbesondere im Bereich Liquiditätsplanung hilfreiche Unterstützung liefert.

Der Umsatzplan

Der Umsatzplan stellt die Grundlage und den Ausgangspunkt eines jeglichen Finanzplans dar, da sich die Zuverlässigkeit der darin getroffenen Prognosen auf alle anderen Teilpläne auswirkt. Er basiert auf Mengenangaben oder Absatzzahlen in Stück, die mit entsprechenden Stückpreisen bewertet werden. Die Werte sollten von Anfang an möglichst realistisch eingeschätzt werden, eine gute Recherche ist unumgänglich. Achte darauf, dir insbesondere für diesen Plan ausreichend Zeit zu nehmen und lege vor allem nicht ausschließlich die vorhandenen Kapazitäten zugrunde. Wichtiger als die Kapazitäten sind die Marktchancen, die dein zukünftiges Unternehmen bietet. Ein guter Umsatzplan schließt somit eine detaillierte Markt- und Wettbewerbs-, aber auch eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) mit ein. Wie detailreich der Umsatzplan zu gestalten ist, hängt im Wesentlichen von der Art und der Größe des Unternehmens ab. Werden verschiedene Produkte mit unterschiedlichem Wert angeboten, sollten diese gegliedert und einzeln aufgeführt werden. Produziert ein Unternehmen beispielsweise zwei Produkte, von denen eines standardisiert und das andere ausgefallen und neuartig ist, muss beim zweiten Produkt unter Umständen mit einer längeren Markteinführung gerechnet werden, wohingegen sich ersteres vermutlich schneller verkauft. Aus diesem Grund sollten beide Produkte separat aufgeführt und erst im Anschluss in ihrer voraussichtlichen Ertragssumme zusammengerechnet werden.

Der Kostenplan

Im Kostenplan werden die Kosten aufgeschlüsselt, die während des Geschäftsbetriebs regelmäßig und unumgänglich anfallen. Dazu zählen der Materialaufwand, der Personalaufwand, Zinsaufwendungen und alle anderen betrieblichen, laufenden Aufwendungen (Miete, Strom, Heizkosten…). Der Kostenplan beeinflusst den Umsatzplan unmittelbar, da die Höhe der regelmäßig anfallenden Kosten nicht zuletzt vom Leistungsumfang des Unternehmens abhängt. Es macht Sinn, zwischen fixen und variablen Kosten zu unterscheiden. Die variablen Kosten hängen von der Produktionsmenge ab, wohingegen die fixen Kosten davon unberührt bleiben. Um fixe Kosten handelt es sich somit beispielsweise bei der Miete, um variable Kosten beim Strom, beim Wasser, bei den Werbekosten und bei den Kosten für die Nutzung der Firmenfahrzeuge.

Der Investitionsplan

Jedes Unternehmen braucht zu Beginn seiner Gründung einen gewissen Umfang an Ausstattung, beispielsweise Maschinen, Computer oder Fahrzeuge. Kosten für Marketing und Co., die für gewöhnlich regelmäßig anfallen oder dem Unternehmen nur kurzfristig dienen (zum Beispiel Hilfsmittel, fertige und unfertige Waren, Wertpapiere, die nur kurzfristig gehalten werden), zählen nicht dazu und gehören in den Kostenplan. Zu berücksichtigen sind somit ausschließlich Gegenstände, die dem Anlagevermögen zuzuordnen sind und dem Unternehmen langfristig dienen. Dazu zählen unter anderem:

– Immaterielle Vermögensgegenstände: Patente, Lizenzen, Geschäfts- und Firmenwerte
– Sachanlagen: Grundstücke, Betriebs- und Geschäftsausstattung, technische Anlagen, Maschinen, Anlagen im Bau sowie grundstücksgleiche Rechte und Bauten
– Finanzanlagen: Beteiligungen, Wertpapiere

Der Rentabilitätsplan

Der Rentabilitätsplan gibt Aufschluss darüber, ob und wann das Unternehmen voraussichtlich erste Gewinne erwirtschaften wird. Übernommen werden hier die Werte des Umsatz-, Investitions- und Kostenplans. Voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben werden an der Stelle konkret gegenüber gestellt. Zusätzlich müssen die Steuern und der monatliche Lohn beziehungsweise die privaten Lebensunterhaltskosten des Unternehmers abgezogen werden. Aus dem Ergebnis resultiert der Gewinn je Periode.

Der Kapitalbedarfsplan

Im Kapitalbedarfsplan gibst Du an, wie viel Kapital Du zu Beginn benötigen wirst (im Sinne von finanziellen Mitteln) und aus welchen Quellen dieses Kapital stammt. Dabei kann es sich Beteiligungen und Fremdkapital, aber auch um eigene finanzielle Mittel handeln. Im Wesentlichen gibt er Aufschluss darüber, ob dein Vorhaben auch praktisch realisierbar ist. Ausschlaggebend sind vor allem die Anfangsinvestitionen sowie der Unternehmerlohn und die laufenden Kosten (Materialkosten, Personalkosten, sonstige Kosten) des ersten Quartals. Gerechnet wird in Bruttobeträgen, da die Umsatzsteuer am Anfang unmittelbar mitfinanziert werden muss. Der Kapitalbedarfsplan beinhaltet zudem einen Finanzierungsplan, in dem konkret aufgeschlüsselt wird, aus welchen Quellen das Kapital stammt und mit welchen Konditionen (beispielsweise Zinssatz) gerechnet werden muss.

Der Liquiditätsplan

Mit dem Liquiditätsplan überprüfst Du, inwieweit Du mit deinem Unternehmen alle Rechnungen und Verbindlichkeit zukünftig fristgerecht bezahlen kannst, sprich was am Ende des Monats übrig bleibt. Der Plan umfasst ausschließlich Ein- und Auszahlungen, sprich alle Vorgänge, die über das Bankkonto oder die Kasse laufen. Um Einzahlungen handelt es sich beim Umsatz, bei der Kreditaufnahme, bei der Erstattung von Vorsteuern und bei allen sonstigen Einzahlungen. Zu den Auszahlungen zählen hingegen Investitionen, Materialaufwand, Unternehmerlohn und alle sonstigen Ausgaben.

Finanzplan selbst erstellen: In sieben Schritten zum perfekten Finanzplan

Um einen Finanzplan selbst zu erstellen, brauchst Du nicht zwangsläufig eine Software oder Unmengen an Büchern. Du kannst deinen Plan per Hand oder am Computer mittels Excel erstellen. Ersteres ist mühsamer, weshalb eine Arbeit mit Excel oder einem vergleichbaren Kalkulationsprogramm (beispielsweise OpenOffice, Apple Numbers) unbedingt zu empfehlen ist. Doch auch hierbei bieten sich dir verschiedene Möglichkeiten an. Zum einen kannst Du alle Tabellen und Verknüpfungen selbst erstellen, zum anderen kannst Du, wie bereits erwähnt, entsprechende Tools beziehungsweise Vorlagen nutzen. Letzteres ist der einfachste Weg, allerdings kannst Du deinen Plan in seiner einfachsten, grundlegendsten Form auch mithilfe folgender sieben Schritte ganz einfach ohne Vorlage erstellen:

1. Lege drei Tabellenseiten an: Erstelle drei verschiedene Seiten mit den Titeln Einnahmen, Ausgaben und Liquidität.

2. Formatiere die Einnahmen-Tabelle: Lege 14 Spalten und mehrere Zeilen an. Kennzeichne die erste Spalte mit “Einnahmen”, die folgenden 12 mit den jeweiligen Monaten und die letzte mit “Gesamteinnahmen”. Die Zeilen kannst Du nutzen, um deine jeweilige Einkommensart separat voneinander anzugeben. Dabei kann es sich zum Beispiel um die monatlichen Einnahmen aus dem Verkauf deiner Produkte, um Einnahmen aus Online-Verkäufen, um Zinserträge oder um Steuerrückerstattungen handeln. Die letzte Zeile kannst Du mit “Summe aller Einnahmen” beschriften. Welche Einnahmequellen Du aufführst, hängt im Wesentlichen von deinen angebotenen Leistungen und der Art deines Unternehmens ab. Lege außerdem die Summenfunktion fest, damit das Programm die Summe aus Einnahmen und Ausgaben automatisch berechnet.

3. Ausgaben- und Liquiditäts-Tabelle anlegen: Da Du bereits deine Einnahme-Tabelle formatiert hast, kannst Du sie als Basis für die anderen zwei Tabellen nutzen. Kopiere dazu die erste Tabelle in die beiden anderen Tabellen. Ändere im Anschluss die Zeilenbeschriftungen. Im Falle der Ausgaben-Tabelle wird aus “Einnahmen” Ausgaben, aus “Summe aller Einnahmen” wird “Summe aller Einnahmen”. Dazu zählen beispielsweise Miete, Versicherungen, Lebensunterhaltskosten, Personalkosten, Materialkosten, GEZ etc.. In der Liquiditäts-Tabelle wird aus der Spalte “Einnahmen” “Liquidität”. Für diese Tabelle brauchst Du generell erst einmal nur zwei Zeilen: Über- und Unterdeckung sowie Liquidität.

4. Werte eintragen: Nachdem die Formatierung abgeschlossen ist, müssen nun die voraussichtlichen Werte eingetragen werden. Beginne mit der Einnahme- und Ausgaben-Tabelle und trage für jeden Monat die entsprechenden Einnahme und Ausgaben ein.

5. Werte berechnen lassen: Da die Summenfunktion bereits festgelegt wurde, berechnet das Programm die Summe aus Ein- und Ausgaben nun automatisch.

6. Berechne die Über- und Unterdeckung: Wähle die Zeile “Über- und Unterdeckung” und gib in die zu berechnende Monatszeile ein “=” ein. Springe im Anschluss zur Einnahmen-Tabelle und wähle die Zeile “Summe aller Einnahmen” für den selbigen Monat. Tippe anschließend “-” in das Berechnungsfeld, springe zur Ausgaben-Tabelle und klicke dort auf “Summe aller Ausgaben”. Springe zuletzt zurück auf die Liquiditäts-Tabelle und bestätige mit “Enter”. Diese Berechnung für die Über- und Unterdeckung kannst Du nun auf alle Monate übertragen, indem Du in der Liquiditäts-Tabelle den bereits berechneten Monat auswählst und mittels des kleinen Punktes am unteren Rand die Berechnung bei gedrückter Maustaste bis in die Zeile Dezember ziehst. Nun siehst Du für jeden Monat den entsprechenden Gewinn und Verlust.

7. Berechne die Liquidität: Während die Über- und Unterdeckung lediglich den Gewinn beziehungsweise Verlust es jeweiligen Monats berücksichtigt, berücksichtigt die Liquidität auch die Gewinne und Verluste der Vormonate. Die Liquidität ergibt sich aus der Liquidität des Vormonats + der Über- und Unterdeckung des aktuellen Monats. Da es beim Januar keinen Vormonat gibt, entspricht die Liquidität hier der Über- und Unterdeckung. Die Liquidität der Folgemonate lässt sich berechnen, indem Du die leere Zeile “Liquidität” in der Spalte des jeweiligen Monats klickst, “=” eingibst, die Liquidität des Vormonats und die Über- und Unterdeckung des aktuellen Monats wählst und anschließend “Enter” drückst. Diese Formel kannst Du ebenfalls auf alle anderen Folgemonate übertragen, indem Du den kleinen Punkt bis in den Dezember ziehst. Fertig!

Bitte beachte, dass es sich bei dieser Anleitung lediglich um einen sehr einfachen Finanzplan handelt, der sich eher für Kleinunternehmer und Freiberufler als für größere Unternehmen handelt. Dennoch gewährt er dir einen ersten Einstig in die Finanzplanung und Du kannst ihn auch später noch für grobe Berechnungen nutzen. Um einen professionellen, umfangreichen Finanzplan zu erstellen, den Du beispielsweise auch Investoren präsentieren kannst, empfiehlt es sich eher, mit einer entsprechenden Vorlage beziehungsweise einem passenden Excel-Tool zu arbeiten.

Anforderungen, die ein Finanzplan unbedingt erfüllen sollte

Wichtige Details lassen sich zuverlässig und sicher mit einer guten Vorlage erarbeiten. Da es bei einem Finanzplan, der der Gründung dient, aber um Schätzwerte geht, die möglichst realistisch ausfallen sollen, empfiehlt es sich immer, sich zuvor intensiv um die Markt-, Konkurrenz- und SWOT-Analyse zu kümmern. Deren Ergebnisse sollten unmittelbar in den Finanzplan einfließen und sich mit klaren Argumenten belegen lassen. Desweiteren solltest Du auf folgende Faktoren Wert legen:

– Übersichtlichkeit
– Ergebnisse und Grundlagen, die gut recherchiert sind und sich nachweislich belegen lassen
– plausible Erläuterungen, damit auch Außenstehende die Ergebnisse konkret nachvollziehen können
– exakte, korrekte Berechnungen

Bedenke immer, dass der Finanzplan deinem eigenen Erfolg und deiner eigenen Sicherheit dient, aber auch für Außenstehende nachvollziehbar sein muss. Dies gilt besonders dann, wenn Du damit Investoren oder sonstige Finanzierungsquellen überzeugen möchtest.

Dieser Artikel entstand in Kooperation mit unserem externen Redakteur Hendrik Fischer.